In meiner Rolle als IT- und Digitalisierungs-Consultant habe ich schon das eine oder andere Unternehmen auf ihrer Reise in die Cloud begleitet. Bei einem meiner letzten Projekte ist mir erneut aufgefallen, wie unsicher sich manche Organisationen fühlen, wenn es um die Umstellung auf Microsoft 365 geht. Es ist, als würden sie sich auf eine rutschige Eisfläche wagen, ohne die richtigen Werkzeuge, um sicher zu bleiben.
Das „größte“ Problem bei diesen Migrationsprojekten ist oft der Drang, alles schnell hinter sich zu bringen. Microsoft 365 ist ein großartiges Toolset – keine Frage. Aber nur, wenn es richtig implementiert wird. In der Praxis beobachte ich häufig diese Probleme:
Prozesse werden nicht hinterfragt: Anstatt die neuen Möglichkeiten zu nutzen, werden alte Arbeitsweisen einfach in die Cloud kopiert. Das Ergebnis? Die gleichen Ineffizienzen wie zuvor.
Die Mitarbeitenden bleiben auf der Strecke: Oft fehlen die richtigen Schulungen, um die Tools zu verstehen und effizient einzusetzen. Das führt zu Frust und schlechter Nutzung.
Governance und Sicherheit kommen zu spät: Erst wenn die Probleme auftauchen, wird realisiert, dass klare Richtlinien und Sicherheitsmaßnahmen fehlen. Bis dahin ist es oft schon zu spät.
Diese überhastete Herangehensweise führt zu einem Szenario, das ich gerne mit einem „Reh auf Eis“ vergleiche: Das Unternehmen bewegt sich, aber ohne festen Halt – immer in der Gefahr, den Überblick zu verlieren.
Was ich meinen Kunden immer ans Herz lege, ist eine strategische, schrittweise Umstellung. Microsoft 365 bietet großartige Möglichkeiten, aber nur, wenn das Unternehmen sich die Zeit nimmt, es richtig zu implementieren.
Dazu gehört:
Eine Pilotphase mit ausgewählten Teams, die die neuen Tools zuerst testen. So lassen sich Kinderkrankheiten frühzeitig identifizieren.
Fortlaufende Schulungen, damit die Mitarbeitenden die neuen Werkzeuge verstehen und effektiv nutzen können.
Eine klare Governance-Strategie, die von Anfang an etabliert und regelmäßig überprüft wird, um Datenchaos und Sicherheitslücken zu vermeiden.
OKRs als Steuerungsinstrument
Eines der mächtigsten Tools, das ich dabei empfehle, sind OKRs. Sie helfen, den Überblick zu behalten und die Ziele der Migration klar zu definieren. Statt sich auf kurzfristige Meilensteine zu konzentrieren, stellen OKRs sicher, dass das Unternehmen die neuen Werkzeuge langfristig und nachhaltig integriert.
Mit einem durchdachten Plan und der richtigen Strategie kann fast jedes Unternehmen die Herausforderung der Microsoft 365 Migration meistern – ohne ins Schleudern zu geraten.
*P.S.: Die Aussage "wie ein Reh auf Eis" kam bei einem Interview zur Master-Thesis. Danke an Laura P. für die "Inspiration" :-)